Op deze pagina vind je de algemene voorwaarden en het privacybeleid van Malmedy Zomerkampen.
Algemene voorwaarden Malmedy Zomerkampen
Malmedy Zomerkampen behoudt zich het recht voor om tussentijds de algemene voorwaarden te wijzigen.
Aanmelden
Aanmelding vindt plaats door het invullen van een aanmeldformulier op de website www.malmedy.nl.
1. Met de aanmelding verklaart de deelnemer (of wettelijke verzorger indien de aangemelde deelnemer jonger is dan 18 jaar) zich bekend met de inhoud van de algemene voorwaarden.
2. Met de aanmelding verklaart de deelnemer (of wettelijke verzorger indien de aangemelde deelnemer jonger is dan 18 jaar) zich bekend met de gedragscode zoals gepubliceerd op de website https://malmedy.nl/gedragscode-malmedy-zomerkampen/
- Als de gemaakte afspraken door een deelnemer worden overschreden, kan de leiding besluiten om contact op te nemen met de ouders/verzorgers.
Mochten er gedurende de week bijzonderheden zijn, dan vragen wij ouders/verzorgers te allen tijde contact op te nemen met de leiding. - Ouders / verzorgers stellen de leiding op de hoogte van relevante medische bijzonderheden of andere begeleidingsvragen door het aanmeldformulier naar waarheid in te vullen.
Gebruik persoonsgegevens
Bij aanmelding wordt gevraagd om een aantal persoonsgegevens. Deze gegevens beschouwt Malmedy Zomerkampen als vertrouwelijk. De gegevens zijn daarom alleen in te zien door de actieve leiding van Malmedy Zomerkampen. Actieve leiding is leiding die direct betrokken is bij de organisatie van het (eerstvolgende) kamp.
- De aanmeldingen worden gearchiveerd, en bewaard door de secretaris. Archiveren is noodzakelijk voor het kunnen registreren van toestemming voor gebruik persoonsgegevens.
- De opgeslagen persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor het delen van informatie met leiding ten behoeve van het kamp en voor contact met ouders / verzorgers over deelname aan het kamp.
- Wijzigingen in de persoonlijke gegevens van de deelnemer moeten per e-mail worden doorgegeven aan de secretaris (via malmedy@gmail.com).
- Het privacybeleid van Malmedy Zomerkampen maakt onderdeel uit van de algemene voorwaarden en is daarin opgenomen.
Kosten deelname
Met de aanmelding voor kamp Malmedy wordt een betalingsverplichting aangegaan voor de aangemelde deelnemer. Per e-mail wordt de ouder / verzorger verzocht de betaling te voldoen.
- In principe dient het volledige bedrag in 1 keer betaald te worden. Mocht dit bezwaarlijk zijn, dan kan in overleg met het bestuur een betalingsregeling afgesproken worden.
- Malmedy Zomerkampen heeft het recht de kosten voor deelname jaarlijks te verhogen. De kosten voor deelname aan het kamp worden gecommuniceerd in het aanmeldformulier.
Annulering deelname
Indien men besluit van deelname af te zien, dient dit gemeld te worden bij de secretaris (malmedy@gmail.com).
- Voor deelnemers worden kosten gemaakt in de voorbereiding van het kamp. Bij annulering van deelname tussen een en twee maanden voor aanvang van het kamp is de helft van de deelnamekosten verschuldigd. Bij annulering van deelname een maand of minder voor aanvang van het kamp zijn de volledige kosten voor deelname verschuldigd.
- Na annulering van deelname zullen alle persoonsgegevens worden gearchiveerd. Deze gegevens zijn enkel beschikbaar voor geautoriseerde leden van de leiding.
Versie januari 2026
Privacybeleid Malmedy Zomerkampen
1. Algemeen
Malmedy Zomerkampen hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van leiding en deelnemers. Persoonlijke gegevens worden door Malmedy Zomerkampen dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.
In dit privacybeleid staat beschreven hoe Malmedy Zomerkampen persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staan in dit beleid beschreven. Het privacybeleid omvat alle systemen waarin persoonsgegevens voorkomen.
Malmedy Zomerkampen maakt gebruik van eigen systemen (zoals e-mail, aanmeldbrieven, ledenlijsten enzovoorts) waarin persoonsgegevens kunnen worden gebruikt. Dit document beschrijft ons beleid.
1.1. Definitie persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). Gegevens zijn persoonsgegevens als de gegevens informatie bevatten over een natuurlijke persoon; en die persoon identificeerbaar is zoals naam, (e-mail)adres, telefoonnummers en bankgegevens, maar ook geloofsovertuiging of medicatie.
1.2. Geheimhouding
Leiding die persoonsgegevens (zowel algemene als bijzondere gegevens) registreert en/ of verwerkt, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak bestaat om die gegevens te verstrekken.
1.3. Omgaan met vertrouwelijke informatie
In dit beleid staan de meest voorkomende situaties beschreven waarbij we in aanraking komen met persoonsgegevens. Er blijven echter altijd situaties die anders zijn dan verwacht en gemist zijn in ons beleid.
Alle leiding binnen Malmedy Zomerkampen neemt de verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van andere leiding en van (oud-) deelnemers.
Wie constateert dat persoonsgegevens onbeheerd achtergelaten zijn, is verplicht dit te melden bij het bestuur als mogelijk datalek.
1.4. Verklaring omtrent gedrag (VOG)
Alle leiding dient in het bezit te zijn van een “Verklaring omtrent gedrag” (VOG) omdat de leiding in aanraking komt met vertrouwelijke gegevens. Op deze manier waarborgen we dat al onze leiding getoetst wordt door het ministerie van Justitie en Veiligheid.
1.5. Bewaren van persoonsgegevens
Malmedy Zomerkampen bewaart van deelnemers alleen de persoonsgegevens die opgevraagd worden bij aanmelding voor het kamp.
Met deze gegevens wordt een deelnemerslijst opgesteld ten behoeve van het kamp.
2. Communicatie
Malmedy Zomerkampen maakt gebruik van verschillende manieren van communicatie, zoals e-mail en diverse WhatsApp-groepen. In dit hoofdstuk staat beschreven hoe Malmedy Zomerkampen in de communicatie omgaat met persoonsgegevens en wie toegang heeft tot de diverse onderdelen of communicatiemiddelen.
2.1. E-mail
2.1.1. Algemene mail
Het algemene e-mailadres van de leiding van Malmedy Zomerkampen is malmedy@gmail.com. De leiding is verenigd in de vereniging Malmedy Zomerkampen. Leden van het verenigingsbestuur hebben toegang tot deze mailbox. De ontvanger van deze e-mailberichten behandelt enige persoonsgegevens die daaruit naar voren komen vertrouwelijk en mag deze berichten niet doorsturen naar derden zonder dat dit strikt noodzakelijk is.
2.1.2. Onderling mailverkeer
Leiding en bestuursleden van Malmedy Zomerkampen maken voor interne, onderlinge communicatie gebruik van de eigen privé mailboxen. Malmedy Zomerkampen heeft hierdoor niet de mogelijkheid toe te zien op het gebruik hiervan.
Leiding en bestuursleden worden geacht verantwoordelijkheid te nemen en eventuele persoonsgegevens die in deze mailbox terechtkomen als vertrouwelijk te behandelen.
2.3. WhatsAppgroepen
Malmedy Zomerkampen gebruikt een WhatsAppgroep voor communicatie binnen de leiding over kampzaken. Ook werkgroepen en commissies gebruiken eigen Whatsapp groepen.
3. Aanmelden
Aanmelden kan alleen via het aanmeldformulier op de website. Op deze manier kan Malmedy Zomerkampen garanderen dat er zorgvuldig met de persoonsgegevens wordt omgegaan.
4. Recht op vergetelheid
De persoon van wie Malmedy Zomerkampen de gegevens verwerkt, of diens ouder / verzorger, kan per e-mail het verzoek indienen deze gegevens te wissen. Op het moment dat dit verzoek wordt ingediend zal Malmedy Zomerkampen de gegevens van deze persoon wissen.
5.1. Foto’s en video’s
Tijdens het kamp worden veel foto’s en video’s gemaakt van diverse activiteiten. Deze foto’s en video’s worden voor verschillende doeleinden gebruikt als sociale media en de website.
In principe kunnen alle foto’s door Malmedy Zomerkampen gebruikt worden voor bovenstaande doeleinden. Er worden echter nooit foto’s geplaatst van:
- Deelnemers in badkleding
- Foute foto’s (een foto waarop iets anders aan de hand lijkt dan er werkelijk gebeurd)
- Foto’s die een deelnemer in verlegenheid kunnen brengen
- Deelnemers die verzocht hebben geen foto’s van hen te maken en/ of verspreiden
Foto’s van een zichtbare deelnemer worden op het eerste verzoek van ouders en/ of de betreffende deelnemer verwijderd.
5.2. Sociale media
Een beperkte commissie leiding binnen Malmedy Zomerkampen heeft de mogelijkheid om foto’s of berichten (content) op de sociale media van Malmedy Zomerkampen te plaatsen. Indien er personen zichtbaar zijn op de foto worden deze expliciet om toestemming gevraagd. Dit protocol bevat de richtlijnen waar wij ons binnen Malmedy Zomerkampen aan houden. Daarnaast kunnen deelnemers uiteraard zelf ook diverse content plaatsen op hun persoonlijke pagina. Via deze weg kan de content ook worden gelinkt aan Malmedy Zomerkampen.
Het bestuur van Malmedy Zomerkampen ziet toe op het gebruik van de door haar beheerde sociale media-kanalen, maar controleert niet actief de berichtgeving over Malmedy Zomerkampen op de persoonlijke pagina’s van deelnemers en leiding. Wel worden deelnemers en leiding aangesproken als er signalen of berichten komen van fout sociale media-gebruik. Waar nodig wordt verzocht de betreffende content te verwijderen. Dit is in lijn met de gedragscode voor deelnemers en leiding.
Fout sociale media-gebruik is onder andere wanneer:
- een deelnemer of lid van de leiding in verlegenheid wordt gebracht
- foto’s (mogelijk*) niet zijn getoetst aan het fotobeleid
- op welke manier ook gediscrimineerd wordtl
- een post gevoelige persoonsgegevens bevat, anders dan een foto (anders dan van de schrijver zelf)
*De beheerders van de sociale media-kanalen hebben kennis van de deelnemers die niet in sociale media benoemd mogen worden, de deelnemers zelf echter niet. Het is dus mogelijk dat er ondanks ingediend bezwaar toch dergelijke foto’s via andere kanalen op internet verschijnen. Malmedy Zomerkampen kan hiervoor niet verantwoordelijk worden gehouden.
Het is niet toegestaan om zonder toestemming voor- en/of achternamen en andere persoonsgegevens te noemen op de sociale mediakanalen van Malmedy Zomerkampen.
5.3. Bezwaar & klachten media
Op het aanmeldformulier voor deelnemers is er de mogelijkheid bezwaar te maken tegen het gebruik of maken van foto’s.
Indien op een later moment bezwaar gemaakt wordt of indien er klachten zijn over berichtgeving op de diverse kanalen kan dit per e-mail kenbaar gemaakt worden.
De actuele contactgegevens zijn terug te vinden op de website en in dit privacybeleid. Uiteraard kan er ook contact worden opgenomen met de vertrouwenspersoon binnen Malmedy Zomerkampen.
6. Procedure datalekken
Indien om wat voor reden dan ook persoonlijke informatie over deelnemers of leiding van Malmedy Zomerkampen of gerelateerde personen (denk hierbij aan ouders, vrienden, familie) onbeheerd zijn of onbedoeld in handen zijn gekomen van derden (zowel via internet als op papier) dient dit ten alle tijden gemeld te worden bij het bestuur als mogelijk datalek. Ook indien er een verhoogd risico bestaat op het lekken van data dient dit gemeld te worden.